Graal

Potrzeba

Jeszcze w pierwszej połowie roku 2010 GRAAL S.A. oceniany był przez odbiorców jako firma o silnej marce, dobrym jakościowo produkcie, ale niestety z mało satysfakcjonującym serwisem. Serwis należy rozumieć poprzez cały proces obsługi klienta, od pozyskania zamówienia poprzez jego realizację, dystrybucję aż do dostawy. Często klienci zarzucali firmie niesolidność, brak dostaw w ustalonym czasie, brak elastyczności w zakresie czasu realizacji zamówienia, nieskuteczność dostaw i wreszcie częste błędy w zakresie przygotowania przesyłek. Objawiało się to z reguły poprzez dostawy do odbiorców produktów niezgodnych z zamówieniem, w niezgodnych ilościach, w nieodpowiednim czasie lub ze zbyt krótkim terminem przydatności. Problematycznym było też zachowanie zgodności wysyłanej partii towaru z deklarowaną na dokumentach.

Przed wdrożeniem WMS THINK Espiro, w GRAAL S.A. funkcjonował już co prawda system informatyczny klasy ERP, jednak nie wszystkie moduły ERP były wykorzystywane w pełnym zakresie. Spowodowane to było przede wszystkim specyfiką i kulturą pracy firmy, dla której standardowe rozwiązania oferowane przez system ERP, nie spełniały w pełni faktycznych potrzeb, zaś ich modyfikacja i ciągłe dostosowywanie okazało się procesem niezwykle czasochłonnym i drogim. Dodatkowo, aby osiągnąć pełne korzyści z opcji oferowanych przez system klasy ERP, należy zasilić go w czasie rzeczywistym wysokiej jakości informacją z procesów zachodzących w firmie. Największą bolączką okazał się tu ogrom danych, jakie trzeba zebrać i do niego wprowadzić. Funkcjonujące w tamtym czasie rozwiązanie pozyskiwania danych o ruchach materiałowych, polegające na ręcznej ewidencji na papierowych drukach typu MM, WZ, PZ czy RW okazało się całkowicie nieprzydatne i niezwykle kosztowne w funkcjonowaniu. Każdy dokument musiał wpierw zostać ręcznie wypisany, ze szczegółowym podaniem oznaczeń w ramach asortymentu, ilości, daty przydatności i partii produkcyjnej, po czym dopiero na jego podstawie wprowadzano dane do systemu ERP. W praktyce oznaczało to wiele pomyłek ludzkich na etapie generowania danych oraz opóźnienie w ich zaimplementowaniu do systemu nawet kilkudniowe w stosunku do daty zaistnienia faktycznego ruchu materiałowego. W tej sytuacji wszystkie kartoteki magazynowe, moduły MRP, MPS, CRP i pośrednio wiele innych elementów systemu ERP stawały się nieprzydatnym obciążeniem powodującym niesamowite koszty obsługi, nie dające żadnych wymiernych korzyści. Większość raportów mających na celu ułatwienie zarządzania procesami było niewiarygodnych lub dostępnych zbyt późno.

Rozwiązaniem problemów okazało się wdrożenie systemu klasy WMS który został zintegrowany z systemem ERP i posłużył jako doskonałe narzędzie do zapewnienia rzeczywistego w czasie przepływu danych o ruchach materiałowych. W skrócie zastąpił on proces ręcznego generowania dokumentów i ich wpisywania do systemu ERP komunikatami elektronicznymi o dokładności gwarantowanej zastosowaniem technologii opartej o systemy kodów kreskowych.

Rozwiązanie

W okresie pierwszego roku działania systemu THINK Espiro, poziom błędów w procesie obsługi klienta spadł do wartości 1,5% co daje jakość obsługi zleceń na poziomie 98,5%. Szereg raportów, zestawień i przede wszystkim bezpośredni dostęp do danych w czasie rzeczywistym pozwala obecnie pionom sprzedażowym na szybkie i dokładne (zgodne ze stanem rzeczywistym) operowanie informacją. Jest to narzędzie niezwykle skuteczne i przydatne w planowaniu i zarządzaniu bieżącą sprzedażą jak i akcjami promocyjnymi.

Niewątpliwą zaletą oprogramowania THINK Espiro jest duża elastyczność w zakresie modyfikacji i rozbudowy systemu o opcje dedykowane na potrzeby poszczególnych komórek przedsiębiorstwa. Klient może obecnie otrzymać informację o statusie jego zamówienia, sprawdzić gdzie znajduje się przesyłka z towarem przez niego zamówionym i przede wszystkim (na czym zależało bardzo działom sprzedaży) obecnie można klienta poinformować o ewentualnym braku możliwości realizacji zamówienia lub jego części zaraz po otrzymaniu tego zamówienia. Pozwala to na wspólne z klientem zaplanowanie innego możliwego do realizacji terminu dostawy. Poprzez ewidencję przepływów materiałów wykonywaną w czasie rzeczywistym udało się obniżyć poziom stanów magazynowych o ponad 40%. Spowodowało to znaczne oszczędności i uwolnienie zamrożonego w zapasach kapitału. Dokładna informacja pozwoliła działom zaopatrzenia na stosowanie bardziej elastycznej polityki zakupowej w zakresie wielkości dostawy. Planowane zagrożenie wystąpienia braku komponentu nie musi już w chwili zamówienia uwzględniać czynnika niezgodności systemowych stanów magazynowych z rzeczywistym, zaczęły też prawidłowo funkcjonować moduły MRP w systemie nadrzędnym ERP. Zdecydowanie inaczej też kształtują się obecnie wyniki inwentaryzacji zarówno w magazynach jak i produkcji w toku. Odchylenia stanu w systemie do rzeczywistego są zdecydowanie mniejsze i co najważniejsze można sprawnie i szybko wyjaśnić niezgodności poprzez opcje śledzenia ruchów materiałowych udostępnione na wielu poziomach w systemie THINK Espiro.

Wszystko to pozwala na o wiele większą precyzję w planowaniu i kontroli przepływów towarów, co nie było możliwe wcześniej. Realne dzięki temu jest między innymi przestrzeganie zasady FEFO w dystrybucji wyrobów, co pomaga nam zachować jak najdłuższy cykl życia produktu na półce sklepowej. Precyzyjne sterowanie zakresami minimalnej daty do spożycia produktu w chwili wysyłki do klienta stwarza możliwości elastycznego połączenia wymagań klienta z odchyleniami popytu względem tworzonych estymacji sprzedaży.

Rozwiązanie oparte o system THINK Espiro pozwoliło także na monitorowanie cyklu produkcyjnego produktu. Ułatwia to informowanie klienta o czasie i ilości dostępności wyrobów nie tylko dostępnych w magazynie, ale również tych w toku produkcyjnym, czy nawet harmonogramie wykonania. Harmonogram produkcyjny importowany do systemu THINK Espiro w formie zleceń produkcyjnych pozwala na przygotowanie kompleksowej informacji dla pionów sprzedaży lub bezpośrednio dla klienta. Skrócony czas ewidencjonowania produkcji w systemie zmienił też czas oczekiwania na dostępność wyrobu, który wcześniej, mimo że był wyprodukowany i znajdował się już w magazynie, dostępny dla wydań był dopiero po ręcznym wprowadzeniu go na stan w systemie ERP. Wykonanie tej operacji w oparciu o poprzednią organizację procesu było przesunięte o minimum dobę, co w przypadku produktów spożywczych szybko rotujących, charakteryzujących się krótkim terminem przydatności do spożycia i jeszcze krótszym terminem życia handlowego wyrobu oznacza znaczne utrudnienia w zarządzaniu zapasem.